Denetleme Kurulu Yönergesi
TÜRKİYE GÜZEL SANAT ESERİ SAHİPLERİ MESLEK BİRLİĞİ
(GESAM)
DENETLEME YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Tanımlar
Amaç
Madde 1- GESAM Meslek Birliği Denetleme Yönergesinin amacı, GESAM Yönetim Kurulu hesap ve işlerinin, idari, mali ve kurumsal yönleri ile GESAM Denetleme Kurulu tarafından incelenmesinde uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi maksadıyla hazırlanmıştır.
Kapsam
Madde 2- İşbu Yönerge, GESAM Denetleme Kurulunun kuruluş ve işleyişine esas denetlemeye tabi iş ve işlemlerde görev yapacak olan GESAM Denetleme Kurulu’nun oluşumunu, görevlerini, çalışma usul ve esaslarını kapsamaktadır.
Tanımlar
Madde 3- İşbu Yönergede söz edilen terimlerden;
BAKANLIK | T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığını, | |
GESAM | Türkiye Güzel Sanat Eseri Sahipleri Meslek Birliğini, | |
ÜYE | GESAM’ın asil ve yararlanan üyesi olan gerçek ve tüzel kişileri, | |
KANUN | 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanununu, | |
YÖNETMELİK | Telif Hakları Alanında Meslek Birlikleri Yönetmeliğini, | |
GESAM TÜZÜĞÜ ifade etmektedir. | Türkiye Güzel Sanat Eseri Sahipleri Meslek Birliği Tüzüğünü |
Dayanak
Madde 4- Bu yönerge, 31 Aralık 2023 tarihli Olağanüstü Genel Kurulda asil üyeler tarafından oybirliği ile kabul edilen, güncel ve geçerli olan tüzüğün ilgili maddeleri esas alınarak hazırlanmıştır.
İKİNCİ BÖLÜM
Denetleme Kurulu
Kurulun Oluşumu
Madde 5- Denetleme Kurulu, Genel Kurulca asil üyeler arasından 2 (iki) yıl için gizli oyla seçilen en az 3 (üç) üyeden oluşur. Ayrıca asil üye sayısınca yedek üye seçilir. Denetleme Kurulu asıl üyeleri kadar yedek üye tayin edilir. Denetleme Kurulu seçimi izleyen 7 (yedi) gün içinde asıl üyeler içinden bir başkan seçer ve Bakanlığa bildirir.
Toplanma Yeter Sayısı
Madde 6-
1) Denetleme Kurulu üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır ve toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğu ile karar alınır. Denetleme Kurulu Başkanı, üyeler arasında iş bölümü yapar. Tayin edilen toplantı gününde üyelerden biri toplantıya katılmadığı takdirde mazeretini yazılı bildirmek zorundadır. Mücbir sebepler dışında mazeret bildirilmeksizin ve/veya makul bir mazereti bulunmaksızın toplantıya 3 (üç) kez üst üste katılmayan Denetleme Kurulu üyesinin, Denetleme Kurulu üyeliği başkaca bir işleme gerek kalmadan kendiliğinden düşer. Mazeretler mücbir haller dışında ıslak imza şeklinde sunulur.
2) Denetleme Kurulu asıl üyelerinden birisinin; herhangi bir nedenle Denetleme Kurulu üyeliğinin ya da GESAM üyeliğinin düşmesi halinde GESAM Tüzüğünün ilgili madde hükümleri uygulanır ve yedek üyelerden ilk sıradaki asil üye olarak görev alır.
Toplanma Tarih ve Süresi
Madde 7-
1) Denetleme Kurulu, Yönetim Kurulunun hesap ve idari işlerini, altışar aylık dönemler halinde yılda 2 (iki) kez toplanarak denetleme görevini yerine getirir.
2) Denetleme Kurulu, GESAM merkezinin denetimini en çok 5 (beş) iş gününde, her şube ve temsilciliğin denetimini ise en çok 1 (bir) iş gününde tamamlar. Gerekli görülen hallerde denetim süresi, Denetleme Kurulu Başkanının yazılı teklifi ile merkez teşkilatı için 1 (bir) gün uzatılabilir. Genel Kurula sunulacak 2 (iki) yıllık denetleme raporunu en çok 3 (üç) iş günü içinde hazırlar.
3) Şube ve temsilciliklerin denetimi, Denetleme Kurulu üyeleri arasından dönüşümlü olarak seçilen sadece 1 (bir) üyesi tarafından yapılır.
Denetime Tabi Olan Konular
Madde 8- Denetleme Kurulu, Yönetim Kurulunun hesap ve yürütmeye dayalı işlerini aşağıdaki konuları kapsayacak şekilde inceler.
1) İdari İşler
A) Yönetim Kurulu Kararları
a) Karar defterinin noter tarafından tasdik edilmesi
b) Karar defterinin usule uygun tutulması
c) Karar tutanaklarının tanzimi
d) Kararların imzaları
e) Genel olarak karar metni (mevzuata uygunluk)
f) Kararların uygulanması ve yürürlüğü
B) Evrak Dosyalama ve Arşiv
a) Gelen ve giden evrak defterlerinin noter tarafından tasdik edilmesi
b) Gelen ve giden evrak defterlerinin işlenmesi
c) GESAM’ın ihtiyacına uygun dosya planının hazırlanması
d) Evrakların uygun dosyalarda tutulması
e) Yazışma dosyalarının açılması
f) Yazılanlara zamanında cevap verilmesi ve verilen cevapların yeterliliği
g) Üye dosyaları
h) Üye kayıt defterlerinin usulüne uygun tanzim edilmesi
i) GESAM’ın zorunlu organlarının başkan ve üyeleri, GESAM personeli için ayrı ayrı özlük dosyaları açılması
j) Varsa işe yeni alınan personel ve bunlarla ilgili bilgilerin Valilik ve Bakanlığa bildirilmesi, geçmiş tarihlerdeki evrakın arşivde muntazam tutulması,
2) Mali İşler
a) Yevmiye, Kebir ve Demirbaş Defterlerinin noter tarafından veya elektronik ortamda tasdik edilmesi
b) Bilanço ve Gelir-Gider Tablolarının tutulması
c) Defterlerin usulüne uygun tutulması
d) Faturaların usulüne uygun kesilmesi
e) Personel ücret bordrolarının düzenlenme usulü
f) Zorunlu organ üyelerinin huzur hakkı ve ücret bordrolarının tanzimi
g) Zorunlu organ üyelerinin, personelin ve görevlendirilen diğer kişilerin harcırah belgesinin tanzimi
h) Vergilerin hesabı, zamanında ve ilgili vergi dairesine yatırılması
i) Sigorta primlerinin hesabı, zamanında ve ilgili SGK şube müdürlüklerine yatırılması
j) Demirbaşların demirbaş defterine işlenmesi
k) Harcama onaylarının alınması
3) Genel Olarak Uygulamada Görülen Olumlu ve Olumsuz Hususlar ile Bilgi ve Belgelere İlişkin Konular
Denetleme Kurulunun Çalışma Usulü
Madde 9-
1) Denetleme Kurulu, işbu Yönergenin “Toplantı Tarih ve Süresi” başlıklı maddesinde belirlenen sürelerde denetleme yapar. Denetimi takip eden 3 (üç) gün içinde denetleme raporunu 3 (üç) nüsha halinde düzenleyerek Genel Sekreterliğe bir yazı ile teslim eder. Genel Sekreterlik, Denetleme Kurulu raporunun 1 (bir) nüshasını Yönetim Kuruluna sunar, 1 (bir) nüshasını Bakanlığa gönderir, 1 (bir) nüshasını da Genel Kurula sunmak üzere elinde tutar.
2) Denetleme Kurulu, denetleme sonunda raporu hazırlamak için ek bilgi ve belge talep etmesi halinde, 3 (üç) gün içinde bu talebi yazılı olarak Genel Sekreterliğe Yönetim Kuruluna sunulmak üzere iletir. Yönetim Kurulu, işbu yazılı talebi inceleyerek, talep edilen bilgi ve belgeleri 7 (yedi) gün içinde Denetleme Kuruluna sağlar. Denetleme Kurulu ek bilgi ve belgeleri 1 (bir) gün içinde değerlendirerek, işbu maddenin 1. fıkrasında belirlenen usulü uygun olarak rapor hazırlar ve sunar.
3) Denetleme Kurulu, Genel Kurul için hazırlanan 2 (iki) yıllık denetleme raporlarını, Genel Kurula sunulmak üzere Genel Sekreterliğe bir yazı ile teslim eder.
4) Genel Sekreterlik, Denetleme Kurulu Başkanının ya da görevlendireceği Denetleme Kurulu üyesinin talep ettiği denetime tabi olan konulara ilişkin bilgi ve belgeleri Denetleme Kuruluna sunar. Bilgi ve belgelerin talep edilmesi görevinin Denetleme Kurulu üyelerinden birine verilmesi durumunda, işbu görevlendirme yazılı olarak Genel Sekreterliğe bildirilir.
Açıklama Yasağı ve Gizlilik
Madde 10-
1) Denetleme Kurulu, GESAM merkez ve şubelerinin denetimini yaparken, GESAM’a ait dosyalar ile bilgi, belge ve kopyalarını (fiziksel ve dijital ortamda vb.) hiçbir biçimde inceleme mahalli dışına çıkaramaz, hiçbir ortamda paylaşamaz.
2) Denetleme Kurulu Başkan ve üyeleri, denetlemeler hakkında üçüncü kişilere açıklamada bulunamayacakları gibi sosyal medyada bilgileri paylaşamazlar ve dijital alanlara ekleyemezler. Bu maddeye aykırı davranan üyeler hakkında GESAM Üye Disiplin Yönergesinin ilgili hükümleri uygulanır.
Özlük Hakları
Madde 11- Denetleme Kurulu üyelerine GESAM Tüzüğünde yer alan hükümler doğrultusunda belirtilen ödemeler yapılır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Son Hükümler
Yönergede Hüküm Bulunmaması
Madde 12- İşbu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde, Tüzüğün ve mevzuatın diğer ilgili esasları göz önünde bulundurulur.
Yürürlük
Madde 13- İşbu Yönerge, Genel Kurul tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
Uygulama
Madde 14- Bu yönerge hükümleri GESAM Yönetim Kurulu Başkanı ve Yönetim Kurulu Üyeleri tarafından dikkate alınır ve uygulanır.